การ Outsource

การ Outsource คือการกระจายงาน
ไปให้คนหรือหน่วยงานอื่น ทำแทนเราเพื่อลดภาระ และเวลา
เพื่อที่เราจะได้ปริมาณงานมากขึ้น โดยที่คุณภาพไม่ลดลง

บางคนก็ใช้วิธีการ Outsource งานที่ตัวเองไม่ถนัด ไปให้คนอื่นที่เชี่ยวชาญกว่าทำ ในหลายบริษัทที่ Outsource ได้เก่ง วิธีนี้กลายเป็นการสร้างจุดแข็ง ในการแข่งขันไปโดยปริยาย

ตัวอย่างที่เราเคยได้ยินบ่อยๆ คือ บริษัท Apple เป็นเจ้าของสิทธิบัตร และเทคโนโลยี แต่ในเรื่องการผลิต การกระจายสินค้า ก็ใช้วิธีการ Outsource

แต่นอกเหนือจากงาน scale ใหญ่ๆ งานศิลปะในระดับบุคคลก็สามารถ Outsource ได้เช่นเดียวกัน

ในช่วงปี 1700 มีศิลปินชาวเยอรมันคนหนึ่งชื่อว่า แรลลี่

แรลลี่ขึ้นชื่อว่าเป็นศิลปินประเภท Portrait (วาดภาพบุคคล) ที่มีชื่อเสียงมากในยุคนั้น

เมื่อ แรลลี่ ย้ายมาอยู่อังกฤษก็กลายเป็นศิลปินที่ต้องวาดรูปให้กับ Royal Family อยู่เป็นประจำ มาถึงจุดนึงเขารู้ตัวว่าปริมาณงานที่เข้ามา กับเวลาที่มีอยู่ไม่สามารถจะรับงานได้หมด แต่ใจนึงก็ไม่อยากจะปฏิเสธงานเหมือนกัน

แรลลี่ จึงเลือกวิธีการนึงที่ศิลปินในยุคนั้น ไม่เคยทำกันมาก่อนนั่นก็คือ การ Outsource

แรลลี่เลือกที่จะรับงานวาดรูปทั้งหมดไว้ และจ้างศิลปินคนอื่นมาช่วยวาดรูป

แต่สิ่งที่คนส่วนใหญ่สงสัยก็คือ งานศิลปะ มันเป็นงานที่ยึดโยงอยู่กับตัวบุคคล และจะว่าไปมันคือจุดขายหลักของงานประเภทนี้เลยไม่ใช่หรือ?

แรลลี่ เข้าใจถึงข้อจำกัดนี้ดี เขาเลยเลือกที่จะให้ศิลปินคนอื่นมาช่วยวาดในส่วนเสื้อผ้า ฉาก และทรงผม แล้วตัวเขาเองจะวาดในส่วนที่เขาถนัดที่สุดนั้นก็คือบริเวณใบหน้า

ซึ่งวิธีการบริหารงานแบบนี้ทำให้มาตราฐานของงานไม่ลดลง ยังคงสไตล์เฉพาะตัวของศิลปินได้ และยังรับงานได้มากขึ้นอีกด้วย

Attention Residue

ขณะที่เรากำลังนั่งทำ Presentation อยู่ที่โต๊ะทำงาน

อยู่ๆ ก็มีหัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงาน ชะโงกหน้ามาถามข้อมูล (ที่ดูเหมือนจะรีบ แต่ก็ไม่ได้สำคัญเท่ากับงานที่เรากำลังทำอยู่)

เราใช้เวลาคิดครู่นึง แล้วตอบกลับไปว่า “Ok เดี๋ยวเช็คให้(ครับ/ค่ะ)”

ทันทีที่เราหันกลับมาทำ Presentation ต่อ แต่ในหัวก็ยังมีเรื่องที่เพื่อนร่วมงานเพิ่งถามไปเมื่อนาทีก่อน

สิ่งนี้เรียกว่า Attention Residue (ผมเรียกว่า “การตกค้างทางความคิด” )

ซึ่ง Attention Residue นี้เองส่งจะผลต่องานหลักที่เรากำลังทำอยู่ ทำให้ประสิทธิภาพในการจดจำลดลง

และ ต้องใช้เวลา 10-20 นาที ในการกลับมาโฟกัสกับงานได้ในคุณภาพที่ใกล้เคียงเดิม

ไม่น่าแปลกใจเลย ถ้าเราจะมีความรู้สึกว่า ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ หากช่วงเวลาของการทำงานถูกขัดจังหวะด้วย คำถาม, email และพวก notification ต่างๆ

คราวหลัง เวลาต้องการจะทำงานอะไรที่มีความสำคัญ หรือต้องใช้สมาธิมากๆ ควรเลือกทำในสถานที่ หรือในช่วงเวลาที่ปลอดคน ก็จะช่วยได้มาก

หากเลี่ยงไม่ได้ก็พยายามแบ่งงานหลัก ซอยย่อยออกเป็น Task เล็กๆ ก็จะช่วยลดภาระของสมองที่ต้องพยายามหันกลับมาโฟกัสกับงานทุกครั้งที่ถูกขัดจังหวะ